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07/02/2020

Réussir l’organisation des réunions : 4 erreurs à éviter !

Dans le monde de l’entreprise, les réunions font partie de notre vie. Chacun son style ou son format, qu’il s’agisse d’une réunion debout décontractée, d’un conseil d’administration ou d’un colloque, des stagiaires aux seniors, les réunions réussies nécessitent une planification et une organisation minutieuses.

Nous avons tous au moins une fois assisté à une réunion qui ne s’est pas déroulée comme prévu: un animateur en retard, des participants importants n’ont pas reçu l’invitation ou l’ordre du jour s’est “perdu dans les mails”. Si vous voulez  savoir comment organiser une réunion réussie : l’astuce est d’éviter les erreurs courantes!

1. Ne pas avoir de programme ou ne pas le sortir à temps

Les réunions réussies ont besoin d’un ordre du jour. Cela facilite le bon déroulement de la réunion et permet à chacun de bien se préparer. Mais trop souvent, le programme est reçu trop  tard ou est complètement ignoré. Assurez-vous que vos participants aient suffisamment de temps pour examiner l’ordre du jour avant la réunion. Si possible, ajoutez-le à l’invitation.

2. Ne pas confirmer avec les conférenciers, présentateurs ou autres VIP

De nombreuses réunions réussies reposent largement sur les intervenants invités, qui ne sont pas toujours infaillibles. Ne laissez pas vos participants attendre quelqu’un qui pourrait ne pas se présenter; au lieu de cela, confirmez avec l’orateur une semaine à l’avance, ainsi que la veille de la réunion. Cela vous laisse le temps de prendre d’autres dispositions ou de reprogrammer la réunion s’ils ne sont pas en mesure d’être présents.

3. Ne pas prendre soin de vos intervenants

Payé ou non, le conférencier, le formateur ou autre intervenant extérieur prend toujours du temps sur ses horaires chargés pour animer vos réunions, conférences…. Désignez quelqu’un pour l’accompagner et le mettre à l’aise. Cette personne pourra aussi lui organiser une collation. Proposez-leur un endroit calme pour préparer leurs notes, se concentrer, se restaurer. Juste  avant leur présentation, n’oublier de leur indiquer un endroit pour se rafraîchir avec un miroir. Personne ne veut affronter un public enthousiaste avec un morceau de salade entre les dents!

4. Choisir une mauvaise nourriture de réunion

La plupart des réunions impliquent souvent une collation ou un repas, que ce soit des petits fours ou un déjeuner complet. Mais certains aliments fonctionnent bien mieux que d’autres. Gardez les plats lourds (pâtes, plats en sauce, etc.) pour les déjeuners internes et choisissez des aliments faciles à manger. Il est également recommandé de demander aux participants des informations sur les préférences alimentaires ou les restrictions alimentaires avant de prendre une décision finale.

Cela ne fait aucun doute: planifier des réunions réussies demande du temps, des efforts et beaucoup d’organisation. Mais avec la bonne préparation, vous pouvez les rendre plus agréables et productives, et vous assurer que tout se passe aussi bien que possible.

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