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31/01/2020

Comment commander efficacement un déjeuner pour le bureau

Votre journée est ultra remplie. Un planning réglé à la minute près. De plus il faut caler des demandes de dernière minute, parfois pas évidentes.  Vous vous demandez comment est-ce possible de tout gérer. Vous êtes pourtant la clé de voûte de toute l’organisation.

Beaucoup de questions se bousculent notamment pour passer les commande des repas, collations ou autre alors que vous n’avez pas forcément des heures à y consacrer. Respecter le timing et les agendas de chacun tout en leur faisant passer un moment agréable. 

La pré-planification la clé de la réussite pour qu’un repas soit bien préparé et se déroule à merveille. 

Voici quelques conseils pour vous aider à commander le déjeuner au bureau dans un court délai.

Connaître les goûts de chacun

En règle générale vous connaissez à peu près les préférences et les goûts des collègues et collaborateurs de l’entreprise. Les endroits où ils vont déjeuner, brasserie, italien, japonais, sandwichs… Ou ce qu’ils rapportent s’ils déjeunent au bureau. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez dresser une liste non exhaustive des préférences de chacun, ainsi cela vous aidera lorsque vous devrez commander rapidement. 

Le traiteur que vous choisirez aura le plus grand impact sur la réussite de votre déjeuner. Vous souhaitez commander auprès d’une personne fiable, expérimentée et digne de confiance, capable d’accueillir de grands groupes, d’offrir un service rapide et efficace et, surtout, de proposer une variété d’options culinaires. GoCater compte des milliers de notes et d’avis, vous pouvez donc trouver le fournisseur idéal pour vous assurer que votre réunion se déroule sans accroc. Filtrez par budget et type de nourriture pour aider à sélectionner le traiteur gagnant.

Tenir compte du lieu de réception

Une fois votre liste de traiteurs établie, vous devez tenir compte du lieu de la réunion.

Certains plats sont plus appropriés dans certains environnements que d’autre. Par exemple, il est fortement déconseillé de servir des plats à l’odeur forte (plats en sauces, ail, oignons…) aussi appétissants qu’ils soient, dans des salles fermées. Comme servir des portions difficiles à manger lorsque les participants sont debout, en plein air.

Tous ces petits détails sont importants, alors sur votre liste des différents traiteurs et restaurants, ajoutez une colonne qui identifie le type de réunions qui fonctionnent avec chaque fournisseur. 

Toutes ces informations vous aideront à affiner rapidement vos options de restauration lorsque vous êtes dans le rush. 

Mettez à jour la liste après chaque évènement pour en faire un document évolutif auquel vous pouvez vous référer en permanence.

Coordonner le menu

Une fois que vous avez choisi votre traiteur, il est temps de traiter les commandes individuelles et/ou d’équipe. Il existe deux options pour commander rapidement de la nourriture pour le bureau. Vous pouvez demander à votre équipe de choisir un repas à l’avance et de leur proposer des plateaux repas individuels, ou vous pouvez proposer un buffet pour que tous les participants puissent faire leurs propres assiettes.

Commandes individuelles: La mise en place d’un système de commande efficace aidera à gagner du temps auprès de tous vos collègues. Essayez d’utiliser un formulaire à remplir par chacun ou un système de QCM pour collecter les différentes envies, restrictions du groupe. Lors de la collecte des commentaires, précisez ce pour quoi vous planifiez le repas.  Soyez concis, et ne proposez que quelques options dans les choix. 

Buffet:  En général il est le mieux adapté pour les grands groupes et offre beaucoup plus d’options aux gens puisqu’ils élaborent eux-même leurs assiettes. Avec de bons produits ils se régaleront et gagneront du temps.   

Certaines cuisines sont plus adaptées au buffet, il est donc préférable de vous armer de toutes les informations possibles et de ne pas partir à l’aveugle. Par exemple, les buffets de salade peuvent inclure des légumes frais, des protéines (viandes froides) et d’autres garnitures qui assureront une diversité dans la composition des assiettes. Vous pourrez aussi y inclure des plateaux de charcuteries, de fromages…

Parcourez une liste de traiteurs locaux. Quels sont leurs articles les plus populaires commandés auprès d’anciens clients? Ont-ils des recommandations de menu pour un groupe avec vos préférences spécifiques?

Un petit travail d’enquête, encore une fois vous simplifiera la tâche. 

N’oubliez pas que pour l’un ou l’autre choix, trop d’options peuvent être compliquées à gérer, pour vous et votre groupe. L’idée est de limiter les options de menu à un maximum de quatre choix. Et surtout, incitez les gens à vous répondre rapidement.

Rendre l’espace de restauration fonctionnel et convivial 

L’endroit où va se dérouler le déjeuner ou autre est important. Parfois, il faut que l’équipe puisse travailler et se restaurer en même temps. Il ne faut pas que le repas perturbe le bon déroulement de la réunion. Les repas sont en général des moments conviviaux de partages et de réflexion où la pression professionnelle tombe un peu. Avec un aménagement adéquat vous ferez tout pour les collaborateurs se sentent à l’aise. 

Planifiez l’arrivée du traiteur 15 minutes avant le début de la réunion, du déjeuner…afin que vous puissiez configurer l’espace en avance. Il faut savoir où vous placerez les buffets, les dessertes et les tables qui accueilleront les plats. Veillez à ce qu’il ne perturbe pas les échanges de la réunion. Si c’est possible et que les participants à l’événement sont nombreux partager en deux les buffets, les dessertes et les tables des plats, de telle façon que vous éviterez les files d’attente.

Solliciter des commentaires et des retours

Enfin, n’oubliez pas de solliciter les commentaires de votre groupe concernant le service de restauration. Utilisez les mêmes sondages en ligne que vous avez utilisés pour prendre des commandes et demandez à votre groupe d’évaluer la nourriture ou de laisser des commentaires. Conservez leurs réponses dans votre liste afin de pouvoir les utiliser la prochaine fois que vous aurez besoin d’idées de déjeuner pour une réunion de travail. Si une commande de déjeuner a été particulièrement réussie, vous pouvez rapidement commander à nouveau le même repas sur GoCater via vos commandes précédentes.

Il existe des moyens d’organiser une réunion de travail sans faille, même dans les délais les plus urgents. En tenant compte de vos préférences spécifiques au bureau et en sachant comment rationaliser les commandes pour que tout le monde obtienne ce dont il a besoin, ce n’est qu’une façon de préparer le prochain déjeuner de travail.

GoCater vous aide à commander efficacement votre prochain déjeuner au bureau

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