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06/01/2017

La checklist pour réussir avec brio votre réunion de travail

Ces conseils vous guideront pour transformer votre réunion de travail en véritable partie de plaisir !

réunion de travail

La préparation est la clé du succès de votre meeting. Une bonne organisation est la garantie d’un travail efficace et d’une dynamique positive pour le groupe. Ces conseils vous guideront pour transformer chaque réunion de travail en vraie partie de plaisir !

Poser le cadre de votre réunion de travail : de quoi va-t-on parler ? Avec qui ?

Première étape : déterminer l’ordre du jour. Pourquoi avez-vous besoin d’organiser cette réunion ? Faites une liste des sujets à traiter et du temps qu’il faudrait allouer à chacun. Prévoyez aussi du temps pour des activités ludiques ou des débats : vous ne savez pas où certaines discussions pourraient vous mener…

À qui s’adressera ce meeting ? Est-ce une réunion de grande ampleur pour discuter de l’avenir d’un important partenariat ? Ou bien s’agit-il d’un brainstorming entre les collaborateurs d’un même projet ?

Notez que l’on travaille toujours mieux en nombre restreint. Cela permet d’ailleurs de créer une intimité entre les participants, et donc de développer l’esprit d’équipe !

Salle de réunion : avez-vous pensé à la réserver ?

Une fois le cadre de votre meeting posé, vous allez faire face à une mission de taille : la logistique ! Réservez ou louez votre salle de réunion en avance – cela vous épargnera de nombreux désagréments.

Voici une liste des éléments à prendre en compte pour préparer votre espace de travail :

  • Le nombre de places assises… et le confort des sièges. Rester debout est une chose, mais s’asseoir dans une position inconfortable pendant des heures en est une autre.
  • En été, pensez à la ventilation. En hiver, prévoyez de jouer avec les radiateurs. Une pièce à bonne température est la clé d’une atmosphère chaleureuse !
  • Dressez la liste du matériel indispensable à votre présentation : un ordinateur relié à un vidéoprojecteur, un paperboard, des stylos et des marqueurs si vous comptez écrire à un tableau… Et bien sûr, une connexion Wi-Fi qui fonctionne !

Vous éprouvez des difficultés à trouver le lieu idéal ? Faites appel à la magie de la communauté internet et réservez ou louez votre salle de réunion en quelques clics !

Épargnez-vous ainsi qu’à vos collègues du stress inutile : en arrivant une demi-heure avant le début de la réunion vous pourrez vérifier dans le calme que tout est à sa place et que la technique fonctionne correctement.

Créez un environnement positif pour votre réunion de travail !

Votre réunion s’étale-t-elle sur la journée ? Prévoyez des pauses, au moins toutes les deux heures.

À midi, pensez à la restauration. Le matin, un petit-déjeuner et du café chaud feront toujours des heureux. Idem pour un goûter ou un snack l’après-midi.

Pour ne pas couper avec la dynamique de la réunion, vous pouvez laisser la gestion de vos repas auprès d’un service traiteur pour entreprises, qui vous proposera des solutions locales et sur-mesure, à livrer directement sur le lieu de réunion.

Une peu de décoration ne fait pas de mal : donnez un zeste de couleur avec des fleurs ou une corbeille de fruits. Une fois tous les participants assis et impressionnés par votre sens du style et de l’organisation… Profitez ! Et travaillez bien.

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